Ganar un proyecto subvencionado siempre es motivo de alegría, especialmente cuando de ese proyecto puede depender algún puesto de trabajo o un grupo de beneficiarios que nos es muy querido. Por eso, cuando a nuestra organización nos adjudicaron uno lo celebramos como se merecía.
Al día siguiente, y con cierta resaca atormentando el cerebro, ya era momento de trabajar para que el proyecto saliera lo mejor posible. En este caso se trataba de una investigación sobre servicios que podían ofrecerse online, pero he de decir que para los que ponemos orden, la temática del proyecto subvencionado casi que nos da igual, y poco importa si se trata de un curso de formación o de una convocatoria de cooperación al desarrollo en el África subsahariana. Obviamente confiamos en el equipo de expertos que va a sacar adelante el proyecto y no dudamos de que van a utilizar los recursos de la forma más eficaz posible a fin de obtener los mejores resultados.
Pero nuestra tarea en estos proyectos es evitar situaciones que puedan impedir el correcto cobro de la subvención y riesgos que amenacen con posibles reintegros de la misma.
Lo primero es saber quién te ha concedido la subvención, en esa ocasión se trataba del Ministerio de Industria, e intentar informarse de como es habitual interactuar con ellos. Luego hay que leer bien la resolución de la concesión para garantizarse que no hay sorpresas (del tipo haz lo mismo pero con cuarto y mitad del presupuesto) y sobre ello aceptar la misma dentro del plazo (soñarás con los plazos en todos los sentidos). En el caso que nos ocupa nos habían apretado en el presupuesto y entendimos que era el momento adecuado para solicitar una rebaja del alcance, lo cual te puede venir muy bien pues, aunque tu propósito sea mantener el alcance inicial nunca está de más tener cubiertas las espaldas.
Toca definir tareas, responsables y timing. Para ello, mientras otros trabajan en la parte bonita de como enfocar el proyecto , nosotros nos preocupamos de las cifras o hitos que nos impone la resolución: ¿Cuántas entidades han de ser preguntadas en el estudio? ¿Hay limitaciones geográficas o por tamaño? ¿En que tipo de soporte hemos de presentar los resultados? …. y plazos, por supuesto siempre con los plazos por delante. Al final de lo que se trata es de velar por que ese proyecto tan super que van a hacer nuestros compañeros se ajuste a todo lo dictaminado.
Pero ojo, que cuando el director estaba ya tentado de volver a la botella para celebrar el éxito de la reunión (ya que para él era casi casi dar por terminada su involucración en el proyecto), no me quedó más remedio que sacar uno de los asuntos más puntillosos ¿sabemos como se justifica económicamente el proyecto?. Se trata de uno de los temas donde las subvenciones suelen ser más inflexibles (desgraciadamente pesan más las formas que el fondo) y por ello no lo podemos dejar para el final y montarlo todo una vez se haya ejecutado el proyecto ¿Qué se puede subcontratar?, ¿Nos permiten gastos de desplazamiento? , ¿se puede imputar personal propio? ……. Y, ya lo sabes, plazos y más plazos (fecha de facturas, fechas de pagos, …).
Con todas estas cuestiones más o menos claras, a base de estudiar a fondo toda la documentación (e intentar contactar con gente experta que tenga experiencia en el tipo de subvenciones en el que nos estamos moviendo), y asegurándonos que se contemplan en el reparto de tareas , responsabilidades y timing, ya si podemos dejar hacer al equipo del proyecto.
El control periódico del mismo, la justificación parcial o final, así como los recursos de alegaciones ante las bastante previsibles objeciones que nos pondrán (siempre sale algo) será motivo de otro caso ……… por supuesto dentro del plazo previsto.