Queridos profesionales que participáis en la organización de convocatorias de ayudas sociales:
Metidos de lleno en fechas navideñas nos gustaría haceros llegar esta Carta de Reyes en forma de unas pocas peticiones para que consideréis la próxima vez que elaboréis una convocatoria de ayudas sociales. Aunque os la remitimos desde la consultora PonerOrden, se trata de ideas consensuadas en una sesión de coaching grupal para Ongs celebrada el 15 de Noviembre y en la que participaron 12 entidades de diferentes tamaños y tipología.
1º.- PREINSCRIPCIONES: Es preferible que se establezca un sistema de preinscripciones (con una lógica que permita validar que proyectos deben seguir adelante y cuales no).
¿por qué? Preparar una preinscripción normalmente ocupa entre 5 y 8 horas mientras que preparar una convocatoria entera lleva por encima de las 50 horas.
2º.- EVALUACIÓN PROYECTOS PRESENTADOS: Se agradece la mayor transparencia en cuanto a composición del jurado, sistema de evaluación o votación popular. También se agradece indicar los motivos de la denegación si estos se solicitan.
¿por qué? Sensación generalizada de que “pesa” mucho el tener buenos contactos a la hora de presentarse.
3º.- DELIMITAR PROYECTOS Y/O ENTIDADES: Importancia de que el convocante deje más claro lo que busca y le interesa (tipo de acción, zonas o países de intervención, tamaño de las entidades, …)
¿por qué? Se tiene la sensación de que al organizador de la convocatoria se le evalúa el éxito en función del número de participantes, pero ¿Felicitarías a alguien por solicitar 100 presupuestos para seleccionar a un proveedor?
4º.- PREMIOS DE “CONSOLACIÓN”: Aparte de los ganadores finales es muy positivo dedicar un pequeño porcentaje del presupuesto a bastantes premios de consolación (Un ratio bueno sería que al menos el 10% de los que se presentan tuvieran alguna recompensa)
¿por qué? A las ongs cualquier ayuda les viene bien, les eleva la moral y les permite hacer acciones de comunicación con sus socios y colaboradores.
5º.- BUROCRACIA “SÓLO” A LOS GANADORES: La presentación de documentación administrativa y certificados requiere un tiempo de dedicación importante que sólo es comprensible para los proyectos ganadores.
¿por qué? El efecto “garantía” que busca el convocante es exactamente el mismo si se anuncia claramente en las bases que los ganadores tendrán que aportar la documentación referida.
6º.- FLEXIBILIDAD EN LA EJECUCIÓN / JUSTIFICACIÓN: Centrando mucho más la evaluación y justificación del proyecto en los logros y objetivos alcanzados por encima de la forma o el presupuesto previsto (¿realmente valoráis así al resto de vuestros proveedores?).
¿por qué? Los proyectos sociales, y en mayor medida los de cooperación, están expuestos a multitud de factores que aconsejan modificaciones y adaptaciones que en muchas ocasiones se han de decidir de forma urgente, sin poder esperar a permisos de terceros.
Quede claro que nos hemos portado bien todo el año y que somos conscientes del inmenso trabajo que os toca hacer intentando contentar a tantos y tantos …… En fin, comprenderemos que no nos podáis traer todo lo que pedimos aunque la ilusión no nos la quita nadie. Gracias sinceras por toda vuestra labor.
¡Felices Fiestas y próspero
2017!
